Dans cet article, vous allez apprendre et découvrir comment gérer les appels d’urgence dans un cabinet médical.
La gestion des appels d’urgence est une considération très importante dans un cabinet médical. Il est très important d’avoir une mesure proactive pour éviter tout problème qui pourrait compromettre la qualité de votre service. Contracter un service de réponse professionnel est une excellente idée pour améliorer votre traitement des appels d’urgence. L’agence de réponse idéale aura des agents travaillant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour offrir aux appelants de votre cabinet une expérience agréable.
Répondre aux appels d’urgence
Il est très difficile pour les médecins de répondre aux appels d’urgence qui peuvent arriver à tout moment. Parmi les problèmes les plus importants qui pourraient compromettre la qualité du service, citons les contraintes de temps, les attentes trop longues et les difficultés de communication. Lisez la suite pour découvrir comment un service professionnel de réponse aux médecins rationalisera le traitement des appels d’urgence.
Écoute efficace
Les agents de réponse téléphonique prennent le temps d’écouter les appelants. Cela permet de découvrir la nature de l’appel qu’il s’agisse d’une urgence ou non. L’écoute efficace est très importante et nécessite de ne pas bombarder les appelants de questions sans fin. L’écoute attentive est essentielle pour éviter d’interrompre l’appelant.
Les agents font attention au ton de la voix de l’appelant, aux phrases utilisées et à la vitesse de parole. Cela permet de capter des informations importantes dans ce que dit l’appelant. Lors d’une urgence, certains appelants paniquent généralement. Les agents d’un service de réponse médicale comprennent comment écouter les appelants pour recueillir des informations importantes.
Demander de manière concise la condition médicale
Le traitement efficace des appels d’urgence nécessite de poser des questions appropriées sur la condition médicale de l’appelant. Les téléconseillers posent des questions claires et concises. Cela permet de limiter les pertes de temps à poser les mêmes questions. Outre le fait de demander des détails concernant l’adresse et des détails sur l’état de santé, poser une question à la fois et confirmer cette information deux fois est utile.
Assurez-vous de donner aux agents répondeurs un script pour faciliter la réponse aux demandes de renseignements des appelants. L’utilisation d’un script permet de déterminer si la condition est une urgence ou non. Les agents conseillent aux appelants de rappeler pendant les heures de travail pour les cas non urgents. Sinon, les agents répondeurs informent un médecin approprié pour répondre à l’urgence de l’appelant.
Etre empathique
L’avantage le plus significatif de confier à un service de réponse professionnel est de protéger les appelants de l’écoute de la messagerie vocale. Le fait de parler à un agent en direct crée un impact significatif sur les appelants. Par souci d’efficacité, les répondeurs professionnels apprécient l’impact de l’empathie envers les appelants. Les agents comprennent la meilleure façon de répondre aux appelants frénétiques avec des conditions d’urgence.
Ils ne sont pas toujours polis mais l’empathie de l’agent leur donne un sentiment de calme et de confiance. Avec des appelants déjà bouleversés par leur état, c’est le travail des répondeurs professionnels de faire preuve d’empathie envers les appelants, quelles que soient leurs manières.
Les agents de réponse aux appels d’urgence ne sont pas toujours polis.
Rester calme
Rester calme est très important lors de la gestion des appels d’urgence. Avec des appelés déjà stressés, vos agents répondeurs doivent effectivement les calmer. Cela est possible en leur permettant de parler tout en les écoutant calmement et en ne posant que des questions concises et claires lorsque cela est possible. Écouter les appelants évite des rendre inquiets ou distraits pour garder la conversation sur les rails.
Prendre des mesures
L’externalisation d’un service de réponse téléphonique est une chose merveilleuse. Il est tout aussi important de comprendre si vous obtenez un bon rapport qualité-prix. Pour cela, il faut prendre le temps de parcourir les rapports ponctuels et d’écouter les appels enregistrés. Cela permet de découvrir toutes les failles et autres problèmes qui doivent être résolus immédiatement. L’écoute des appels enregistrés permet également de découvrir certaines des questions les plus fréquemment posées.
Cela permet de mettre à jour votre script pour permettre à l’agent de répondre en conséquence aux requêtes des appelants. Prendre des mesures pour évaluer les services de l’agence de réponse téléphonique permet de s’assurer qu’ils répondent à vos attentes. Cela permet également d’évaluer si le service de réponse respecte les réglementations HIPAA.
Prendre des mesures immédiates
Les gens s’attendent à une interaction authentique en appelant votre cabinet. Vous devez avoir une action proactive pour gérer les urgences. Il faut une formation et une planification rigoureuses pour gérer les appels d’urgence dans votre cabinet médical. Un excellent service de réponse téléphonique devrait avoir des procédures en place pour garantir le traitement efficace des appels. S’assurer les services d’un service de réponse aux médecins est significativement payant.
Vous aurez toujours l’assurance que tous les appels destinés à votre cabinet sont reçus. Les agents répondeurs sont toujours disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, y compris lorsque le médecin est en vacances. Vos patients vivront une expérience agréable en sachant qu’ils peuvent toujours joindre votre cabinet quelle que soit l’heure ou le jour. L’assistance de professionnels garantit la rationalisation des opérations dans votre cabinet et permet au personnel de se concentrer sur l’offre d’excellents soins aux patients.
La conclusion
Un cabinet médical doit toujours être disponible pour apporter l’aide nécessaire aux patients, y compris ceux qui sont au téléphone. Les gens peuvent toujours appeler votre cabinet, y compris en dehors des heures de bureau. Une équipe d’agents d’un agent de réponse médicale est toujours à portée de main 24/7 pour offrir l’assistance nécessaire. C’est un bon geste, surtout pour les personnes qui appellent en cas d’urgence. Les agents de réponse informeront les médecins appropriés pour gérer les urgences et reporter les situations qui peuvent attendre le jour suivant.
