Vous avez décidé que votre entreprise a besoin d’un espace plus grand et vous envisagez maintenant de déménager vos bureaux. Vos employés sont prêts à déménager le bureau et à découvrir les avantages d’avoir beaucoup plus d’espace disponible pour leur routine de travail quotidienne. C’est formidable ! Cependant, ne laissez pas l’enthousiasme prendre le pas sur une planification minutieuse. Vous devez avoir une liste de contrôle bien pensée pour le déménagement des bureaux et vous assurer de respecter tout ce qui y figure.
Le déménagement de bureau peut sembler stressant et fatigant, mais une fois que vous aurez établi votre liste de déménagement et que tout y sera vérifié, les choses deviendront immédiatement plus faciles. Nous savons que vous avez beaucoup de choses à prendre en compte lors du déménagement de bureau, mais assurez-vous d’inclure également ces 5 choses sur votre liste de contrôle :
1. Déléguez, déléguez, déléguez
La première chose que vous devez vous rappeler lorsque vous planifiez la relocalisation de votre entreprise est que vous ne pouvez absolument pas tout faire vous-même. Peu importe que vous ayez trois employés ou trois cents employés. Vous devez déléguer les tâches et les responsabilités. Chaque membre de votre équipe doit savoir quoi faire et quand le faire, pour que le processus de déménagement se déroule sans encombre.
Alors que certains s’occuperont de mettre en boîte les ordinateurs et les équipements de bureau plus importants, d’autres devront s’occuper d’emballer les petits objets fragiles. Tout le monde doit travailler ensemble, en fonction de votre plan de déménagement, afin de ne pas perdre de temps et d’argent.
Il est important de ne pas perdre de temps.
2. Mettez en place un calendrier
Ne vous contentez pas de commencer à emballer quelques jours avant de devoir réellement déménager votre bureau. Assurez-vous de planifier à l’avance et de commencer à mettre votre équipe en mouvement pour préparer le déménagement au moins deux mois à l’avance. Dressez une nouvelle liste et incluez tout ce qui doit être fait chaque semaine jusqu’au jour du déménagement. Envoyez la liste à votre équipe et assurez-vous qu’elle s’y tient.
La mise en place d’un calendrier vous aidera à mettre de l’ordre dans le chaos que peut parfois représenter un déménagement de bureau. Tant que tout le monde connaît ses responsabilités et le moment où il doit les assumer, le déménagement d’entreprise ne sera plus un processus aussi stressant.
L’organisation de l’activité de l’entreprise est un élément clé de la réussite.
3. Désencombrez votre espace de bureau.
Le désencombrement n’est pas quelque chose de réservé uniquement aux résidences privées. Vous devez y aller à fond lorsqu’il s’agit de nettoyer votre lieu de travail. Recyclez tout ce que vous pouvez et jetez tout ce qui reste là, à prendre la poussière, sans être d’aucune utilité pour qui que ce soit au bureau. Chaque employé devrait faire la même chose avec son bureau. Après tout, ils n’ont sûrement pas besoin de tous ces globes en plastique dans leur box ? Et cette imprimante vintage ne se réparera sûrement pas toute seule !
4. Utilisez un système d’emballage et d’étiquetage.
Veillez à ce que chaque employé ait accès au matériel d’emballage approprié en fonction de sa tâche. Nous vous recommandons d’utiliser des boîtes le plus souvent usagées, car elles sont écologiques, pratiques, durables et, bien sûr, gratuites. Les objets les plus fragiles doivent d’abord être emballés dans du papier bulle, puis placés dans des cartons.
Lorsqu’il s’agit d’étiquetage, vous devez vous assurer que chaque boîte porte la bonne étiquette. Pour vous faciliter la tâche, établissez un inventaire avec toutes les boîtes déplacées. De cette façon, vous pouvez garder un œil sur tout et savoir immédiatement s’il manque quelque chose dans les camions.
Il s’agit de l’inventaire des boîtes.
5. Réservez une entreprise professionnelle de déménagement d’entreprise.
N’essayez pas d’économiser de l’argent en engageant une entreprise de déménagement qui n’a pas d’expérience en matière de déménagement d’entreprise et de bureau. Vous devez travailler avec une entreprise professionnelle qui fournit ce type de service et qui a d’excellentes critiques de clients précédents. Travailler avec des déménageurs d’entreprise expérimentés offre la garantie d’un déménagement d’entreprise en douceur, sans que des situations imprévues ne se produisent, comme des déménageurs qui arrivent en retard ou qui perdent vos affaires en cours de route.
