Vous devez prochainement envoyer un courrier à un organisme ou une administration en particulier ? Où devez-vous simplement être informés ? Pourquoi ne pas envoyer de courrier recommandé ? Ce type de lettre est rapide et pratique, et vous permet d’avoir une preuve d’envoi et de réception en cas de perte de documents. En plus, le courrier recommandé vous permet de couvrir vos soucis tout en gardant une trace des tâches que vous avez effectuées. Dans certains cas, l’envoi de courrier recommandé est même une étape obligatoire. Encore faut-il savoir comment réussir dans le processus. Dans cet article, nous allons tout vous dire.
Les processus d’envoi de courrier recommandé en ligne
Il existe des sociétés privées qui permettent de signer et d’envoyer des plis recommandés en ligne, mais la navigation sur le site de La Poste est généralement plus rassurante. Lorsque vous atteignez leur plate-forme, vous avez le choix entre les trois options suivantes :
- Télécharger directement les documents (plusieurs formats sont disponibles) ;
- Créez des lettres personnalisées à l’aide de modèles existants ;
- Lorsque vous choisissez un modèle existant de courrier recommandé, La Poste vous propose les cas les plus courants et télécharge un modèle que vous n’aurez plus qu’à personnaliser avec vos informations personnelles.
Notez vous-même la documentation dont vous avez besoin. Cette option n’est pas la plus recommandée, il est préférable de commencer par écrire un document Word puis de le convertir en PDF avant de le télécharger sur la plateforme.
- Sélectionner les options nécessaires : Après avoir téléchargé le document, il ne vous reste plus qu’à sélectionner toutes les options souhaitées : nombre de pages, couleur d’impression, accusé de réception… Ensuite, le prix facturé par La Poste apparaîtra à droite de l’écran et fluctuera en fonction des options.
Lorsque vous disposez de toutes les informations nécessaires, il ne vous reste plus qu’à vérifier toutes les informations et à payer par carte bancaire, PayLib ou Paypal pour finaliser votre envoi. Tous les paiements sont garantis par La Poste.
Les avantages du courrier recommandé électronique
Le courrier recommandé électronique fait gagner du temps :
- Le service est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et vous pouvez envoyer du courrier électronique recommandé de chez vous, au bureau, en vacances, depuis l’étranger.
- Il vous suffit d’un ordinateur ou d’un smartphone connecté à Internet pour envoyer des courriers recommandés électroniques.
- Vous n’avez pas besoin d’imprimante, de papier ou d’enveloppes.
- Vous pouvez enregistrer votre lettre et revenir pour l’envoyer plus tard.
- La lettre est envoyée sans être transmise à la Poste française. Pas d’horaires, pas de trajets, pas de parking, pas de files d’attente aux guichets.
- Si vous vérifiez eCertified Mail avant 23 h, votre eCertified Mail sera expédié le jour même. Ainsi, par rapport au dépôt d’un courrier recommandé dans un bureau de La Poste, vous pouvez gagner 24 heures ou plus.
- Avec le code de suivi qui vous est envoyé, vous pouvez suivre l’itinéraire du courrier en ligne et vous recevrez votre reçu sous peu.
- Votre résiliation de contrat sera prise en compte lors de l’envoi de l’e-lettre. Vos destinataires ne peuvent contester leur récépissé ou son contenu.
- Écrire une lettre est facile car vous pouvez profiter de nombreux modèles de lettres. Elles s’adaptent au service que vous souhaitez résilier et aux conditions générales.
Comment sécurise-t-il les transmissions électroniques ?
Le système attribue à chaque personne un nom d’utilisateur et un mot de passe. L’identité du demandeur est automatiquement vérifiée par le facteur à son arrivée à domicile. Toutes les identités numériques sont des espaces en ligne sécurisés et disposent d’une même plateforme avec les mêmes fonctionnalités et d’une boîte de réception pour l’envoi de courrier électronique certifié. Ainsi, les documents certifiés transmis entre identités numériques ont la même valeur juridique que les documents papier, quel que soit leur format (.pdf, .doc. docx, .rtf, .txt,. odt, .jpg. tif. JPEG. PNG, .bmp. tiff, .gif sont tous pris en compte).
Le fichier d’adresses de l’entreprise peut également être téléchargé et stocké dans l’espace en ligne. Seul le titulaire de l’identification numérique peut y accéder.
