Vous prévoyez de voyager avec vos collègues ou votre patron mais vous n’êtes pas au courant de l’étiquette des voyages d’affaires ? Votre comportement lors d’un voyage d’affaires avec vos collègues ou votre patron peut faire ou défaire votre réputation. Cet article vous aidera en fournissant une liste utile de choses à faire et à ne pas faire pour voyager avec des collègues.
Trivial et pourtant significatif !
Que vous ayez rencontré des clients potentiels, ou participé à une réunion de conférence, vous pourriez croiser au cours du voyage au moins une personne à qui vous aimeriez dire un petit «merci». Vous pourriez envoyer à travers un «courrier de remerciement» sur le chemin du retour !
Voyager avec vos collègues ou votre patron peut être une situation délicate pour vous, car votre comportement sera scruté de très près. Même un petit relâchement dans le comportement de votre part peut nuire gravement à votre réputation. En plus de cela, cela peut également entraver vos chances de promotion et d’avancement de carrière. Il est essentiel que vous vous présentiez comme une personne qui apprécie le temps, les dépenses et la décision de l’organisation de vous envoyer en voyage d’affaires. Cela peut être fait en utilisant le temps passé pendant le voyage d’affaires de manière efficace et en le mettant en œuvre au profit de l’organisation.
Les voyages d’affaires ne sont pas une fin en soi.
Vous devez vous rappeler que vous êtes responsable devant l’organisation de votre comportement lors de chaque voyage d’affaires. En particulier, lorsque vos collègues ou votre patron vous ont accompagné, car tous les détails de votre conduite parviendront jusqu’au bureau.
Il est important que vous soyez conscient de votre responsabilité.
Votre conduite doit être telle que vous serez choisi pour entreprendre des voyages d’affaires de plus en plus difficiles. Voici quelques normes comportementales à suivre lors de vos déplacements avec des collègues. Cela vous aidera à établir une image professionnelle devant les autres.
Dos pour voyager avec des collègues
Soyez préparé pour le voyage d’affaires
Lorsque vous voyagez avec votre collègue, n’attendez pas de lui qu’il fasse tous les préparatifs du voyage. Transportez vos propres fichiers, dossiers, présentations, CD, ordinateurs portables, etc. Il est préférable que chacun d’entre vous emporte une copie des documents de travail, de sorte que si un jeu est égaré, il y ait toujours une sauvegarde. Organisez des réunions, et répartissez le travail entre vous et votre collègue, afin qu’il n’y ait pas de problèmes de dernière minute.
Soyez clair sur les devoirs et les responsabilités de chacun. Évitez toute forme de mauvaise communication et d’ambiguïté.
La planification est un élément essentiel de la réussite.
Ayez un plan d’action
Discutez de votre plan d’action avec votre collègue lorsque vous partez en voyage d’affaires. Faites une liste de « choses à faire « pour que vous puissiez réaliser tous les objectifs de votre voyage. Incluez dans votre plan chaque détail nécessaire à la visite du client, à la communication des discussions au retour au bureau, etc. S’il y a un travail de dernière minute que vous devez terminer avant d’aller chez le client, terminez-le tout de suite.
Utilisez votre temps dans le vol pour revoir une fois de plus la présentation. Grâce à cela, votre approche professionnelle sera mise en avant.
Faites attention à ce que vous mangez
Se rendre dans un nouvel endroit est toujours excitant, et vous pouvez finir par goûter une nouvelle variété de cuisines. Cependant, n’oubliez pas que vous voyagez pour accomplir vos tâches officielles. Votre travail ne doit pas en pâtir à tout prix. Si vous souffrez du syndrome du côlon irritable ou d’un autre problème de ce type, votre collègue devra courir d’un bout à l’autre du pays pour vous trouver une aide médicale. Ne faites pas subir tout cela à votre collègue, choisissez des repas légers et sains.
Gérer votre logistique et votre hébergement
Vous devrez gérer votre logistique afin d’arriver à l’heure et de ne pas rater votre vol. Discutez de tout avec votre collègue à partir du mode de transport, de l’heure d’arrivée à l’aéroport, de la direction de l’hôtel, du lieu de la réunion, du déplacement vers la réunion, etc. Assurez-vous d’avoir sur vous tous les documents relatifs à votre hébergement à l’hôtel et aux billets d’avion.
Vous et votre collègue devez préparer un itinéraire pour le voyage. Il devrait donner tous les détails pertinents, y compris l’heure adéquate et les numéros de contact précis pour éviter toute sorte de problèmes.
Communiquez par différents modes
Vérifiez quel mode de communication fonctionne le plus rapidement pour entrer en contact avec votre collègue. Qu’il s’agisse de déposer un courriel ou un message privé sur un site de réseautage, les deux devraient faire l’affaire, si les mobiles ne fonctionnent pas. Vérifiez si vous devez lui envoyer des documents importants et comment il pourra les obtenir. Explorez diverses options, surtout, si vous êtes tous deux stationnés dans des hôtels différents.
Constituer un rapport pendant le voyage
Si vous voyagez avec votre patron ou votre collègue, vous devez utiliser ce temps pour commencer à établir un réseau avec eux. Posez-leur des questions légères sur leur vie, leur éducation, leurs intérêts, leurs objectifs, etc. Faites en sorte que cela semble sans effort et décontracté. C’est une bonne occasion pour vous d’engager la conversation avec eux et des influencer de manière positive. S’ils nourrissent des préjugés quelconques à votre égard, votre comportement peut changer leurs idées préconçues.
Il est important de ne pas oublier que vous êtes le seul à avoir des préjugés.
Essayez de mentionner combien vous admirez leurs compétences en matière de gestion, de travail, etc. afin qu’il y ait une coopération totale tout au long du voyage.
Utiliser votre temps de manière productive
Il est d’autant plus important, si vous voyagez avec votre patron, que vous passiez pour une personne qui utilise son temps officiel de manière optimale. Dans l’avion, vous pouvez parcourir la présentation, travailler sur une autre tâche ou lire. Toutefois, n’optez pas pour la lecture de magazines de divertissement et de potins sur papier glacé. Au lieu de cela, choisissez quelque chose qui est de nature managériale ou technique.
Il sera préférable que vous puissiez transporter un livre de développement personnel. Lire des livres sérieux sur le développement personnel ou sur les affaires vous donnera l’image d’un professionnel approfondi.
Faire en sorte que le travail soit terminé
Toute l’aventure d’un voyage d’affaires se résume à l’achèvement de votre travail. Même si vous vous êtes amusé un peu après avoir terminé le travail qui vous a été confié, personne n’y verra d’inconvénient. Cependant, si votre voyage est infructueux et que l’objectif n’est pas atteint, vous risquez d’avoir de gros problèmes. Par conséquent, concentrez toute votre énergie sur la réalisation de votre travail. Ne vous laissez pas séduire par le nouvel endroit. Votre entreprise vous a envoyé en voyage d’affaires en tant que représentant. N’oubliez jamais cela. De plus, vos collègues observent tous vos mouvements, il est donc préférable que vous vous concentriez sur la tâche à accomplir.
Gérer les petits contretemps
Tous les voyages d’affaires comportent leur lot de problèmes. Coopérez avec votre collègue pour surmonter les petits empêchements de votre voyage d’affaires. Mettez votre chapeau de leader lorsque surviennent des problèmes liés à l’hébergement, au transport terrestre, aux retouches de dernière minute, etc. Si votre client décide qu’il veut voir une nouvelle présentation selon ses suggestions, coordonnez-vous avec votre collègue et livrez ce qui est attendu. Soyez orienté vers les résultats et concentrez-vous sur la livraison d’un travail de qualité. Ayez suffisamment d’argent liquide sur vous pour les tracas imprévus mais inévitables.
Restez positif et gardez le sourire
Vous ne vous entendrez pas toujours avec votre collègue, et il se peut qu’il y ait des altercations entre vous deux. Cependant, il est important que vous ne preniez pas la querelle personnellement et que vous laissiez tomber toute différence d’opinion. Quoi qu’il en soit, vous devez toujours apparaître tous les deux comme des professionnels positifs et comme une équipe solide. Trouvez un terrain d’entente pour votre problème, et si cela n’est pas possible, vous pouvez prendre l’initiative d’enterrer la hache de guerre.
Vous ne voulez certainement pas que le client ait un soupçon de la guerre froide entre vous et votre collègue. Ainsi, restez toujours de bonne humeur, gardez le sourire et communiquez avec votre collègue en toute circonstance.
Définissez des limites personnelles
Si à un moment vulnérable, votre collègue commence à vous parler des problèmes de sa vie conjugale ou professionnelle et que cela devient en quelque sorte incontrôlable, mettez un point d’honneur à vous excuser de ces conversations. Vous ne pouvez jamais savoir ce que le collègue peut raconter aux autres à propos de ce tête-à-tête. De plus, étant donné que ce type de conversation s’aventure souvent sur la ligne des limites personnelles, il est préférable de ne pas discuter de ces sujets de manière élaborée.
À ne pas faire pour voyager avec des collègues
Ne jamais s’enivrer
C’est un sérieux non-non. Ce qui se passe pendant un voyage de travail ne reste pas confiné au voyage. Si vous êtes ivre et que vous avez fait ou dit des choses vraiment désagréables, cela atteindra sûrement votre bureau. En fin de compte, cela peut causer des dommages irréparables à votre image. Ce n’est pas parce que votre bureau paie vos boissons ou que vous avez été « l’élu « pour assister à une conférence de vente avec votre collègue que cela vous donne la licence pour abuser de l’alcool.
Pour exercer un contrôle sur le voyage, il est nécessaire d’avoir une bonne dose d’alcool.
Pour exercer un contrôle sur ce problème, vous ne devriez pas boire plus que les un ou deux verres habituels. Il sera préférable que vous puissiez éviter de boire complètement.
La consommation d’alcool n’est pas un problème de santé publique.
Ne devenez pas physiquement intime
Un voyage d’affaires peut être un terrain florissant pour des liaisons romantiques de bureau en plein essor. Cependant, il est préférable de refuser la proposition d’une personne ou d’un collègue qui essaie de flirter avec vous lors d’un voyage d’affaires. S’il y a une attirance mutuelle, vous pouvez avoir un rendez-vous à votre retour, mais évitez d’aller plus loin pendant le voyage d’affaires. De même, il est préférable de ne pas devenir intime avec un collègue lors d’un voyage d’affaires. Si la nouvelle se répand dans le bureau, cela vous reflétera sous un mauvais jour.
Rester à l’écart de l’initiation de conversations gênantes
Malgré tout, n’entamez pas de conversations sur des sujets gênants comme le sexe, la race, les potins de bureau, les drogues, les boissons, la religion, la politique, etc. Ce sont des sujets controversés qui peuvent heurter la sensibilité de votre collègue, il est donc préférable de les éviter. En dehors de cela, nous sommes tous sensibles à certains sujets (sur lesquels nous avons une opinion bien arrêtée).
Si vous vous étendez trop sur de tels sujets, votre collègue se sentira menacé et mis au défi. Par conséquent, vous devriez limiter vos conversations à des sujets légers, comme le travail, les loisirs, les livres, la famille, etc.
Ne poussez jamais à vous asseoir ensemble
Beaucoup de gens aiment passer leur temps de voyage en silence, à lire ou à naviguer sur leur iPad. Si votre collègue a un état d’esprit similaire, alors il pourrait ne pas prendre votre insistance pour s’asseoir à côté de lui dans le bon esprit. Cependant, il est impossible de prévoir ce que ressent votre collègue ou votre patron. Par conséquent, il est préférable que vous vous asseyiez ailleurs en premier lieu afin que vous ayez tous les deux votre propre part d’intimité.
Ne buvez pas trop de liquides
Boire trop d’eau ou tout autre liquide dans l’avion vous obligera à vous rendre aux toilettes de temps en temps. De plus, si vous êtes confronté à ce problème lors de vos déplacements entre l’aéroport et l’hôtel ou le lieu de la réunion, cela peut entraîner un retard et vous mettre dans l’embarras. Pendant la réunion également, si vous vous excusez trop souvent, cela peut irriter votre collègue et l’autre partie.
Éviter de prendre du retard
Quoique vous fassiez, veillez à ne pas provoquer de retard dans le planning. Qu’il s’agisse d’arriver à l’aéroport à l’heure, de prendre vos repas, de vous préparer pour la réunion ou d’organiser les dossiers pour la réunion, assurez-vous d’être toujours à l’heure. Ne donnez pas à votre collègue l’occasion de souligner que le retard occasionné pour la réunion est uniquement de votre faute.
Ne partagez pas vos informations personnelles
Lorsque vous êtes loin de chez vous, il y a des chances que vous tissiez des liens forts avec vos collègues. Dans un moment de vulnérabilité ou dans un état d’ébriété, vous pourriez les informer des questions personnelles sensibles de votre vie. Il serait très peu professionnel de votre part de divulguer trop d’informations personnelles à vos collègues. De plus, ne leur permettez pas de vous juger sur la base de vos expériences personnelles. Abstenez-vous de trop en révéler.
Évitez de parler tout le temps de voyage
Tout le monde est excité lorsqu’il a l’occasion de voyager dans une autre ville, un autre état ou un autre pays. Mais vous devez vous rappeler que le but de ce voyage n’est pas un voyage d’agrément mais uniquement professionnel. Votre entreprise vous a confié, à vous et à votre collègue, la responsabilité de mener à bien le travail. Ainsi, il est préférable de ne pas paraître surexcité et de ne pas donner de mauvaises indications que vous voyagez pour des vacances amusantes plutôt que pour des raisons professionnelles.
Ne vous habillez pas de manière inappropriée
Supposons que vous partez en voyage d’affaires en Thaïlande, et que vous choisissez de porter une maxi robe accompagnée de tongs dans l’avion. Imaginez le genre d’image que vous allez créer devant vos collègues qui seront habillés comme des professionnels dans leurs costumes d’affaires. Vous pouvez voyager en tenue semi-formelle et enfiler votre tenue de travail avant de vous rendre sur le lieu de la réunion. Toutefois, une tenue informelle est à éviter. En outre, emportez des tenues de travail et des articles de toilette adéquats, mais ne transportez pas de bagages excessifs.
Ne publiez pas de statuts et de photos bizarres sur Facebook
Si vos collègues ou votre patron sont présents sur votre compte Facebook, il est préférable d’éviter de poster des statuts sur votre profil qui donneront l’impression que vous y allez pour vous amuser au lieu de travailler. Cela donnera également l’impression que vous vous souciez plus du voyage que de votre travail. Évitez également de publier des photos personnelles du voyage ou de taguer vos collègues sur les photos, ce qui vous ferait passer pour des touristes qui profitent de leur «visite». Cela pourrait vous valoir à tous deux de gros ennuis.
Évitez de faire la fête à fond
N’oubliez pas que l’organisation ne vous envoie pas là-bas pour profiter de vos vacances de printemps personnelles. Peu importe où vous allez, comportez-vous de manière professionnelle. Non seulement cela, mais n’oubliez pas non plus de vous comporter au mieux tout le temps. Ne faites pas la fête jusqu’à tard dans la nuit et ne vous saoulez pas. Vous risqueriez de vous réveiller tard et de sauter l’heure de la réunion. De plus, vous n’avez vraiment pas envie d’arriver au bureau de votre client en ayant l’air échevelé et groggy.
Ne vous promenez jamais seul
Si vous voyagez dans un autre pays, il est conseillé de demander à vos collègues de vous accompagner lorsque vous sortez. Si vous voyagez seul, non seulement vous courrez un risque, mais votre collègue peut aussi être extrêmement inquiet. Il est donc important que votre collègue sache exactement où vous allez et à quelle heure vous rentrez. Outre le fait de l’informer de vos allées et venues, ne vous livrez pas à une trop grande socialisation avec des personnes inconnues.
Assurez-vous que, quel que soit le tempérament de votre patron ou de votre collègue, vous devez toujours faire preuve de patience ; surtout avec les personnes que vous n’aimez pas ou avec lesquelles vous ne vous entendez pas. Ayez toujours l’air et le comportement d’un professionnel accompli. N’oubliez pas de tenir un registre de toutes vos dépenses en vue de leur remboursement. Notez toutes les activités du voyage, car vous devrez peut-être présenter un rapport sur votre travail hors site à votre retour au bureau. Veillez à ce que toutes vos décisions et actions aillent dans le sens du meilleur intérêt de votre organisation. Enfin, n’oubliez pas de bien dormir et de passer un peu de « temps pour moi « chaque fois que le temps le permet.
