Avec le flot d’informations et de données que les entreprises doivent gérer, elles peuvent rapidement se retrouver submergées. L’utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est alors une voie à emprunter pour ne pas se retrouver à crouler sous les documents. Le stockage, le classement et le partage des documents se fait alors de manière sécurisée et efficace. Mais face à l’abondance des solutions disponibles, comment choisir ce type de logiciel ? C’est ce que nous allons voir ensemble.
Capacités d’intégration et d’interopérabilité des logiciels de GED
Dans un monde parfait, tous les logiciels communiqueraient entre eux comme des poissons dans l’eau. Pour un logiciel de gestion électronique des documents (GED), cette aptitude à s’intégrer avec d’autres outils est donc non seulement souhaitable, mais surtout impérative. L’information circule ainsi sans entrave entre différents acteurs.
Afin d’illustrer cela, et en savoir plus sur la ged, imaginez un monde où transférer un document de votre système GED vers un collaborateur via email serait aussi intuitif que de passer un relais dans une course d’athlétisme. C’est cette fluidité d’échange et cette simplicité d’interaction qui caractérisent un logiciel sur la ged performant, logiciel vers lequel DIMO Démat pourront vous aiguiller. Voilà un exemple parlant du genre d’interopérabilité recherchée. Les entreprises peuvent ainsi naviguer avec aisance sur l’océan numérique, en évitant les écueils de la complexité et de l’incompatibilité.
Sécurité et conformité des logiciels de GED : les gardiens du temple
Dans le sanctuaire numérique qu’est la gestion électronique des documents, la sécurité et la conformité règnent en maîtres absolus. Vous le savez : les données sont aujourd’hui plus précieuses que l’or. Un logiciel de GED doit donc être équipé d’armures impénétrables pour protéger les trésors qu’il renferme contre les menaces extérieures. Des réglementations, telles que le RGPD pour l’Europe, dictent des normes strictes, les logiciels de GED se doivent donc d’être de véritables forteresses.
Un bon logiciel de GED doit crypter chaque document avec la précision d’un serrurier d’élite, avec la garantie que seuls les détenteurs de la clé peuvent accéder aux secrets qu’ils contiennent. Mais la protection ne s’arrête pas là ! En effet, la traçabilité minutieuse des actions sur les documents est de mise, avec à la clé une surveillance constante du sanctuaire. Voici l’essence de la sécurité et de la conformité dans le monde de la GED.
Ergonomie et facilité d’utilisation
Naviguer dans un logiciel de gestion électronique des documents (GED) devrait être aussi fluide et agréable que de glisser sur l’eau calme d’un lac au lever du soleil. L’ergonomie et la facilité d’utilisation sont les pierres angulaires de cette expérience singulière. C’est pourquoi une interface utilisateur intuitive est le pont doré qui relie l’utilisateur à un océan de données, sans le moindre effort.
Imaginez piloter un voilier, avec le vent qui propulse votre embarcation en douceur sur les flots de l’information. Chaque fonctionnalité est à portée de main, chaque action se fait avec une précision de navigateur expérimenté. C’est dans cet esprit que les logiciels de GED devraient être conçus, avec une expérience utilisateur où la complexité est dissoute dans l’élégance de l’interface.
